Channelindonesia.id – Merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sementara, Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Sehubungan hal tersebut, untuk meningkatkan kapasitas Sumber Daya Manusia bagi Fungsional Arsiparis maupun pengelola Arsip di Balai Pengamanan dan Penegakan Hukum (Gakkum) Wilayah Sulawesi mengutus seorang Arsiparis untuk konsultasi dan studi pembelajaran di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan beralamat di Jl. Perintis Kemerdekaan Km 12 No. 146, Kota Makassar.
Konsultasi dan studi pembelajaran pengelolaan kearsipan, berupa pengelolaan arsip dinamis aktif, pengelolaan arsip inaktif serta arsip statis.
Konsultasi dan studi pembelajaran di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan dilaksanakan selama 5 (lima) hari, mulai Selasa, 5 Maret 2024 s.d 12 Maret 2024. Kegiatan itu dimentori Arsiparis Madya, Paradilla, Sos.
Sebelum memulai studi pembejaran, terlebih dulu bertemu Yuniarsih, S.Sos.M.M yang tercatat sebagai Arsiparis Madya.
Yuniarsih menerangkan, pihaknya menerima teman-teman magang maupun studi pembelajaran dengan penuh antusias.
“Bahkan kami mengapresiasi kegiatan ini. Sebab itu untuk peningkatan kapasitas SDM Arsiparis maupun pengelola arsip itu sendiri dan organisasinya,” ujarnya.
Yuni menambahkan, bulan depan rencananya kami akan bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk melaksanakan Uji Kompetensi.
Lanjutnya, banyak teman-teman sudah Diklat tapi belum bisa naik jenjang, karena terkendala di Uji kompetensi.
“Nah sementara untuk mengikuti ujikom itu beberapa persyaratannya harus terpenuhi, salah satunya harus ada peta jabatan, kalau formasi peta jabatan tidak ada dan teman ini sudah diklat, bisa naik pangkat saja, tidak naik jabatan, itupun dilangsungkan hanya sekali setelah itu, menunggu formasi di Organisasi Perangkat Daerahnya,” jelasnya.
Ketika ditanya bagaimana harapan pihaknya bagi teman-teman yang telah magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, Yuni menuturkan, bagi teman-teman yang sudah magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, bagi teman-teman yang sudah magang pihaknya berharap hasil yang dapatkan di sini bisa diterapkan di tempatnya bekerja.
“Karena kenapa, pengelolaan Arsip itu sangat penting. Di katakan penting itu bukan hanya saat kita menemukan masalah ya, kan tidak seperti itu. Sebelum menemukan masalah, tertibkanlah arsipnya, makanya kalau magang-magang seperti ini kami sangat mengapresiasi. Tentu hal ini bagus untuk pengembangan sumber daya manusianya, disamping itu, teman-teman yang magang disini (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) Provinsi Sulawesi Selatan, sepulang dari magang kurang mendapat respon di tempatnya,” tegasnya
“Jangan seperti itu, misalnya Diklat penciptaan Arsip, setelah mereka mengikuti diklat itu kan diharuskan magang, nah begitu sampai di tempatnya mereka tidak mendapatkan dukungan sarana dan prasarana, ada yang seperti itu,” tandasnya.
Sambung Yuni, karena begini, tanpa mereka magang, setelah pelatihan di tempatnya tatap muka itu harus magang, kalau tidak magang sertifikat tidak muncul, makanya diupayakan harus magang supaya sertifikat itu muncul.
“Setelah itu bertahap memperbaiki di tempatnya, mau bagaimana lagi kalau tidak ada dukungan, namun diupayakan dukungan itu ada. Kalau tidak ada dukungan itu mustahil, pengelolaan arsip bisa tertib,” lanjutnya.
Terkait pengembangan arsiparis ke depan yang tidak ada wewenang untuk mengadakan diklat maupun Ujikom, Yuni menuturkan pihaknya selalu berupaya untuk melakukan kerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melaksanakan diklat di sini (Provinsi), untuk membantu teman-teman yang ingin beralih ke Fungsional.
“Sebenarnya banyak yang mau beralih, tetapi terkendala itu tadi. Insya Allah kami tetap mengusahakan ada kerjasama dengan ANRI, karena ANRI lah satu-satunya yang melaksanakan diklat tersebut,” tuturnya.
Hal itu, kata Yuni, sudah pernah pihaknya bicarakan dengan BP2SDM dan mereka juga merespon, memang ada baiknya kalau dilaksanakan di Provinsi, pasti banyak yang berminat.
“Langkah awalnya karena banyak yang sudah diklat, belum bisa pindah jenjang, untuk itu kami usahakan dulu uji kompetensi. Ujikom dulu yang akan kami laksanakan.
Bagi yang belum diklat memang tidak bisa ikut ujikom. Karena itu persyaratan dari instansi pembinanya, dalam hal ini ANRI, harus ikut diklat dulu dan lulus, jelas disitu persyaratannya ikut diklat dan lulus. Kalau tidak lulus diklat berarti tidak ada yang terpenuhi persyaratannya. Tetapi kita menginginkan dari SDM Arsiparis tersebut. Kami menginginkan kualitas tersebut, jangan sampai setelah jadi Arsiparis tidak tahu mau kerja apa, padahal di peraturan Arsip Nasional itu sudah ada item-item kerja-kerjanya tiap jenjang, itu yang harus dipenuhi,” ujarnya.
“Memang BKN tidak menyebut untuk uji kompetensi, tidak mengharuskan diklat, tapi kita kembalikan ke pembinanya, yakni ANRI,” pungkasnya.
Di bawah bimbingan mentor ibu Dilla, kegiatan hari pertama mengindentifikasi Arsip Dinamis Inaktif. Dilanjutkan memilah arsip inaktif sesuai dengan kode klasifikasi berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah Nomor 83 tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri, tertanggal 20 September 2022.
Selanjutnya melakukan kegiatan kode klasifikasi Arsip dan penginputan arsip dinamis aktif dipindahkan menjadi arsip dinamis inaktif, melalui Daftar Berkas dan Daftar isi berkas.
Sebelum melakukan pemindahan Arsip. Sebelum dilakukan pemindahan berkas, terlebih dahulu arsip tersebut dinilai berdasarkan JRA dan sifat urgensi arsip.
Setelah diinput melalui daftar Arsip selanjutya melakukan penyerahan, untuk disimpan ke Depo atau unit kearsipan 2 (record center), namun sebelum itu lebih dahulu di nilai berdasarkan JRA dan sifat urgensi arsip.
